Risicobeheersing

Eén van de belangrijkste doelstellingen in het zorglandschap is het toegankelijk houden van zorg. Een toenemende zorgvraag bij een krappe arbeidsmarkt zorgt voor een toename in wachtlijsten waardoor patiënten niet tijdig met hun zorgvraag terecht kunnen. Dat kan ertoe leiden dat aandoeningen verergeren en dit nog meer zorgvraag genereert. Tevens komt er niet meer budget beschikbaar voor de zorg, waardoor meer zorg met dezelfde middelen moet worden geleverd.

Relevante ontwikkelingen hierin zijn de demografische ontwikkelen (bijvoorbeeld een toename van kwetsbare ouderen, maar ook het aantal verwachte bevallingen), waardoor een forse toename in vraag naar zorg wordt verwacht. Daarbij zien we in toenemende mate schaarste ontstaan in medewerkers voor het ziekenhuis (zowel medisch als niet medisch personeel), wat extra druk geeft. Ditzelfde fenomeen is zichtbaar bij onze ketenpartners wat maakt dat dit een gezamenlijke aanpak vraagt. We spreken dan ook over de perspectieven “instroom”, “doorstroom” en “uitstroom” om duidelijk te maken dat aan alle kanten acties gevraagd worden om de toegankelijkheid te behouden. Ook het IZA zette hier op in.

In het Spaarne Gasthuis wordt op de afdelingen hard gewerkt aan optimaliseren, daarnaast is in 2025 een programma gelanceerd om de ontwikkeling van stijgende zorgvraag en toenemende schaarste aan personeel op te vangen. Dit programma kent 4 pijlers: 1) Passende Zorg; 2) Passend Personeel; 3) Passende Bedrijfsvoering; 4) Passende Huisvesting. 

Passende Zorg richt zich met name op instroom en uitstroom, waarbij we de zorg met onze ketenpartners plus patiënt waar mogelijk anders willen organiseren. Passend Personeel richt zich op aantrekken, behouden en opleiden van medewerkers. Passende Bedrijfsvoering is gericht op de doorstroom, of het verhogen van interne efficiëntie. Passende Huisvesting sluit goed aan op voorgaande, omdat onze huisvestingsopdrachten moeten bijdragen aan het goed kunnen werken.

Enkele voorbeelden van vernieuwingen zijn: - de opzet van programma mantelzorg, - het project verminderen onnodige registratie, - de “klopt” campagne voor aantrekken en behouden van medewerkers, en tot slot - Integraal Capaciteit Management op poli‑OK-kliniek.

Voor de inwoners van ons adherentie gebied wil het Spaarne Gasthuis ziekenhuiszorg toegankelijk houden, kwalitatief hoogstaand en betaalbaar. Dit zijn ook de uitgangspunten van het IZA. Onze ketenpartners staan voor vergelijkbare uitdagingen. Met hen werken we aan het optimaliseren van de zorg, onder andere door concentratie en spreiding. Dit betekent dat zorg waarbij het noodzakelijk is om die te concentreren op 1 of enkele plekken, alleen daar wordt aangeboden. Zorg die juist goed in de breedte kan worden aangeboden, wordt gespreid. Hiermee ontstaat er een balans in de zorgvraag en de beschikbare capaciteiten, wat de toegankelijkheid, kwaliteit en betaalbaarheid ten goede komt. 

Als voorbeeld hiervan werkt het Spaarne Gasthuis met ziekenhuizen in regio Noord-Holland en Flevoland samen op gebieden binnen de oncologie en cardiologie.

Het ziekenhuis is vanwege de aanwezige persoons- en gezondheidsgegevens een interessant doelwit voor cybercriminelen en derhalve is het cybersecurity risico groot. De laatste jaren is de dreiging toegenomen en door de bredere toepassing van AI is de drempel voor het plegen van cybercriminaliteit verder verlaagd. Dit vraagt om een hoger niveau van investeringen en permanente focus om de toegenomen cyberdreiging het hoofd te kunnen bieden. Dat blijkt ook uit uitbreiding van de wetgeving op dit gebied, zoals NIS2. Het cyberrisico wordt zowel met technische beheersmaatregelen en middelen (instrumenten, hulp van specialistische partijen) als door middel van organisatorische beheersmaatregelen, waaronder blijvende aandacht voor voldoende awareness, gemitigeerd. Er is projectmatig gewerkt om de volwassenheid en de aantoonbaarheid van de betreffende beheersmaatregelen naar een hoger niveau te brengen, zodat het Spaarne Gasthuis kan blijven voldoen aan geldende richtlijnen en maatstaven zoals bijvoorbeeld de NEN7510, de Cyber Beveiligingswet (Cbw) / NIS2 (zodra in werking).

Het projectmatig werk om de volwassenheid en aantoonbaarheid van de beheersmaatregelen naar een hoger niveau te brengen, heeft geresulteerd in een positieve tussentijdse toets in 2025 op het behaalde NEN 7510 certificaat uit 2023. Dit bevestigt dat we voldoen aan het wettelijke normenkader en dat we de bescherming van de persoonsgegevens van onze patiënten en medewerkers goed op orde hebben. Niettemin blijven we alert op mogelijke dreigingen en vormen bewustzijnscampagnes in huis een onderdeel van ons informatieveiligheidsbeleid.

Het blijft daarnaast van cruciaal belang dat medewerkers van het ziekenhuis zorgvuldig omgaan met de (bijzondere) persoonsgegevens. Om onze data te beveiligen is een reeks van maatregelen getroffen, zowel van procesmatige en technische aard (o.a. passende autorisaties, logging en sturen op tijdige patching) als op het gebied van verantwoord omgaan met gegevens. Voorbeelden zijn: DPIA’s voor aanvang gegevensverwerking, toezicht op gegevensverwerking, informatiebeveiliging & privacy training tijdens maandelijkse introductie nieuwe medewerkers, een verplichte e-learning, presentaties over privacy tijdens team-overleggen en/of scholingsdagen en bewustzijnscampagnes. Maar ook de meldcultuur bij het optreden van (informatiebeveiliging)incidenten draagt sterk bij aan de bewustwording, het elkaar aanspreken en het verbeterpotentieel van de medewerkers en de processen.

Zoals beschreven onder het kopje huisvesting elders in dit jaarverslag, is de urgentie om de zorg van het Spaarne Gasthuis te concentreren verhoogd door de toenemende personele schaarste en stijgende zorgvraag. Op basis van de uitkomsten van het lopende onderzoek kan een weloverwogen beslissing worden genomen hoe we de locaties van het Spaarne Gasthuis in de toekomst zo goed mogelijk kunnen inzetten. 

Met deze beslissing wordt de concentratie van zorg versneld en wordt geanticipeerd op de risico’s van de steeds krappere arbeidsmarkt en de risico’s t.a.v. de betaalbaarheid van vastgoed(ontwikkeling). Het onderzoek naar de locatiekeuze geeft echter ook onzekerheid in de organisatie. Het is van belang om in 2026 steeds meer duidelijkheid te geven over de locatiekeuze en de vernieuwbouwplannen en tegelijkertijd de tijd te nemen om de vele verschillende perspectieven van interne en externe stakeholders mee te wegen in de afwegingen. 

In lijn met de toenmalige nieuwbouwplannen is het onderhoud van de bestaande gebouwen enkele jaren geleden teruggebracht naar een niveau passend bij de verwachtte levensduur. Omdat de herhuisvesting inmiddels langer duurt dan gepland en de plannen gewijzigd zijn, is op onderdelen onderhoud uitgesteld. Dit leidt op beide locaties tot een groter risico op het uitvallen van kritische bedrijfs- en noodsystemen en zorgt voor additionele kosten. In 2025 zijn er stappen gezet om de achterstand in te lopen, de meerjaren onderhoudsplannen zijn bijgesteld en noodsystemen worden maandelijks getest (op alle locaties).

Ook op compliance gebied, zoals luchtbeheersing in operatie-, behandel- en isolatiekamers, legionellabeheersing, energiebesparende maatregelen, brandveiligheid en medische gassen, hebben we stappen gezet om te zorgen dat alle systemen binnen de richtlijnen functioneren. Compliant zijn vraagt echter ook in 2026 nog aandacht.

Binnen het project vernieuwbouw worden, waar nodig met het team Risk, Compliance en Audit en/of met externe partijen, de risico’s ten aanzien van de planvorming regulier besproken. Belangrijk aandachtspunt is en blijft dat ons vastgoed wat betreft omvang en functionaliteit passend moet zijn voor de toekomstige zorgverlening en zorgvraagontwikkeling. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de betaalbaarheid van de vernieuwbouw. De financiële en macro-economische onzekerheden, zoals prijzen, inflatie, rente, schaarste van goederen en personeel, zorgen voor een groter risico op het duurder worden van het vernieuwbouwproject, tegelijkertijd staat de omzet onder druk. Dit vraagt om het monitoren van deze ontwikkelingen omdat de vernieuwbouw financieel passend moet blijven in relatie tot de exploitatie. Deze ontwikkelingen kunnen effect hebben op de mogelijkheden tot het verkrijgen van externe financiering.

Aandacht voor de beschikbaarheid van (medische) producten blijft topprioriteit. De aanhoudende wereldproblematiek, waaronder de geopolitieke onrust, hybride oorlogen, handelsoorlogen, politieke instabiele situaties en klimaatverandering blijven van invloed op de algehele toeleveringsketen. 

Het meest impactvol op de toeleveringsketen is echter de strengere MDR wetgeving (2021, effectief doorlopend i.v.m. verlengde deadlines), welke verantwoordelijk is voor verminderde beschikbaarheid van veel medische hulpmiddelen. Diverse leveranciers zijn gestopt met het produceren van goederen als gevolg van strengere certificering die drukken op de kosten. Meerdere leveranciers vanuit de USA leveren bepaalde producten niet meer aan de EU vanwege deze strengere wetgeving. 

Door adequaat optreden van de afdelingen inkoop & logistiek en de intensieve samenwerking met het Landelijk Netwerk Assortimentscoördinaten in de Gezondheidszorg (LNAG) en het Zorg Inkoop Netwerk Nederland (ZINN) wordt tijdige aanlevering van producten bewerkstelligd. Daarnaast wordt hard gewerkt aan voorspelbaarheid, om verrassingen te voorkomen.

Door de aanhoudende onzekerheid ten aanzien van tijdige beschikbaarheid van grondstoffen en producten is de integrale samenwerking in de organisatie verder versterkt. Met de diverse afdelingen, maar zeker ook met leveranciers, wordt samen intensief gezocht naar alternatieven en worden deze beoordeeld. Waar nodig worden de voorraden aangepast naar een gewenst niveau, waarmee de beschikbaarheid van producten wordt gewaarborgd.

De beschikbaarheid van geneesmiddelen neemt vanwege (mondiale) tekorten af, een probleem dat aanzienlijk is en dat de patiëntenzorg in bepaalde situaties direct raakt. Ondanks dat het aantal tekorten aan geneesmiddelen in 2025 is afgenomen t.o.v. voorgaande jaren zijn de tekorten verre van opgelost.

Een vast onderdeel van de overeenkomsten tussen het ziekenhuis en farmaceuten is de leverbetrouwbaarheid. Echter, de invloed van het ziekenhuis op deze mondiale markt is slechts beperkt. Vanuit de apotheek wordt hierop ingespeeld door bij dreigende tekorten af te stemmen met voorschrijvers, om zo alternatieven te kunnen vinden. Door goede samenwerking met de voorschrijvers binnen het Spaarne Gasthuis zijn er in gezamenlijkheid alternatieven gevonden. Hierdoor is de impact op de patiëntenzorg beperkt gebleven. Daarnaast is er vanuit het Spaarne Gasthuis een overeenkomst met het Landelijk Coördinatiecentrum Geneesmiddelen (LCG) welke, in opdracht van VWS en de IGJ, bij tekorten de verdeling van beschikbare voorraden bij de groothandels en de ziekenhuizen coördineert. Indien mogelijk worden alternatieve behandelingen afgestemd en gedeeld met de ziekenhuizen. Tevens stemt het LCG af met IGJ om, indien mogelijk, tot import uit andere EU landen over te gaan. Waar mogelijk kan vanuit de bereidingsafdeling van de apotheek van het Spaarne Gasthuis geanticipeerd worden op (dreigende) tekorten.