4. Risicobeheersing

Zoals reeds beschreven, blijft personele krapte voor het Spaarne Gasthuis en de andere partners in de regio een groot punt van aandacht. Tekort aan (zorg-)medewerkers creëert logischerwijs een risico voor de continuïteit. Zowel in de toegankelijkheid van zorg voor onze patiënten als in de omzet van de organisatie die afhankelijk is van de productie. Alle activiteiten die in paragraaf 3.1 beschreven staan, dienen om de instroom van personeel te vergroten en/of de uitstroom te beperken.

Daarnaast is in 2024 – mede in IZA verband – steeds meer data beschikbaar gekomen over de arbeidsmarkt in onze regio, zowel data over instroom en uitstroom als over de verdeling en verschuivingen tussen sectoren. Deze inzichten bieden een basis om beleid op te maken, zoals het regionaal samenwerken om personeel voor de regio en sector te behouden. In 2024 hebben we als regiopartijen de eerste stappen gezet om gezamenlijk flexibelere banen aan te bieden. Zo zijn we samen met Zorgbalans een project gestart over het creëren van combi-banen.

We zijn ons als Spaarne Gasthuis ook breder aan het verdiepen in de arbeidsmarkt. In 2024 zijn de eerste stappen gezet om, samen met stichting Het Potentieel Pakken, nieuwkomers aan ons te binden. We verwachten dat in de loop van 2025 de eerste medewerkers bij ons zullen starten.

Ook opleiden is in dit licht belangrijk. Zowel voor het vergroten van de aantallen gekwalificeerde zorgprofessionals, als voor het behoud van professionals die zich willen door ontwikkelen. In 2024 hebben we het plan Samen Opleiden voor de Toekomst (SOT) gefinaliseerd en begin 2025 zullen we de inzet van decentrale praktijkopleiders verder vorm gaan geven. Tot slot zijn de onderzoeken naar de mogelijkheden van versneld concentreren ook een manier om het beschikbare personeel zo doelmatig mogelijk in te zetten. Daarbij moet wel benoemd worden dat het verplaatsen van zorg van de ene naar de andere locatie altijd ook een risico meebrengt op een tijdelijk hogere uitstroom. Vroegtijdige medewerker betrokkenheid en communicatie zijn van belang om dit risico te beperken.

Het ziekenhuis is vanwege de aanwezige persoons- en gezondheidsgegevens een interessant doelwit voor cybercriminelen en daarom is het cybersecurity risico groot. De laatste jaren is de dreiging toegenomen en door de bredere toepassing van AI in 2024 is de drempel voor het plegen van cybercriminaliteit verder verlaagd. Dit vraagt om een hoger niveau van investeringen en permanente focus om de toegenomen cyberdreiging het hoofd te kunnen bieden. Dat blijkt ook uit uitbreiding van de wetgeving op dit gebied, zoals NIS2. Het cyberrisico wordt zowel met technische beheersmaatregelen en middelen (instrumenten, hulp van specialistische partijen) als door middel van organisatorische beheersmaatregelen, waaronder blijvende aandacht voor voldoende awareness, gemitigeerd. Er is projectmatig gewerkt om de volwassenheid en de aantoonbaarheid van de betreffende beheersmaatregelen naar een hoger niveau te brengen. 

Het projectmatig werk om de volwassenheid en aantoonbaarheid van de beheersmaatregelen naar een hoger niveau te brengen, heeft geresulteerd in een positieve tussentijdse toets in 2024 op het behaalde NEN 7510 certificaat uit 2023. Dit bevestigt dat we voldoen aan het wettelijke normenkader en de bescherming van de persoonsgegevens van onze patiënten en medewerkers goed op orde hebben.

Het blijft daarnaast van cruciaal belang dat medewerkers van het ziekenhuis zorgvuldig omgaan met de (bijzondere) persoonsgegevens. Om onze data te beveiligen is een reeks van maatregelen getroffen, zowel van procesmatige en technische aard (o.a. passende autorisaties, logging en sturen op tijdige patching) als op het gebied van verantwoord omgaan met gegevens. Voorbeelden zijn: DPIA’s voor aanvang gegevensverwerking, toezicht op gegevensverwerking, informatiebeveiliging & privacy training tijdens maandelijkse introductie nieuwe medewerkers, een verplichte e-learning, presentaties over privacy tijdens team-overleggen en/of scholingsdagen en bewustzijn campagnes zoals de maand van het datalek. Maar ook de meldcultuur bij het optreden van (informatiebeveiliging)incidenten draagt sterk bij aan de bewustwording, het elkaar aanspreken en het verbeterpotentieel van de medewerkers en de processen.

De urgentie voor concentratie van zorg van het Spaarne Gasthuis is toegenomen door de steeds grotere personele schaarste en stijgende zorgvraag. Het Spaarne Gasthuis heeft in juli 2024 besloten om in te zetten op versneld klinisch concentreren van de acute en 24/7 zorg. Aangezien de nieuwbouw die gepland stond in Haarlem-Zuid daar voorzag in klinische concentratie per 2039 en niet binnen acceptabele financiële kaders daarop kon worden aangepast, is besloten niet te starten met de definitieve ontwerpfase. Op dit moment worden twee scenario’s met gebruik van bestaand vastgoed onderzocht om weloverwogen te bepalen hoe we de locaties zo goed mogelijk inzetten om met het schaarse personeel de groeiende zorgvraag in de regio te kunnen bedienen.

Met deze beslissing wordt de concentratie van zorg versneld en wordt geanticipeerd op de risico’s van de steeds krappere arbeidsmarkt en de risico’s in de betaalbaarheid. Het onderzoek naar de locatiekeuze geeft echter ook onzekerheid in de organisatie. Het is van belang om in 2025 steeds meer duidelijkheid te geven over de locatiekeuze en de vernieuwbouwplannen en tegelijkertijd de tijd te nemen om de vele verschillende perspectieven van interne en externe stakeholders mee te wegen in de afwegingen.

In lijn met de toenmalige nieuwbouwplannen is het onderhoud van de bestaande gebouwen enkele jaren geleden teruggebracht naar een niveau passend bij de verwachte levensduur. Omdat de herhuisvesting inmiddels langer duurt dan gepland en de plannen gewijzigd zijn, is er achterstand in het onderhoud van de huisvesting in Haarlem Zuid ontstaan. Dit leidt tot een groter risico op het uitvallen van kritische bedrijfs- en noodsystemen en zorgt voor additionele kosten. In 2024 zijn er stappen gezet om de achterstand in te lopen, de meerjaren onderhoudsplannen zijn bijgesteld en noodsystemen worden maandelijks getest (op alle locaties).

Ook op compliance gebied, zoals luchtbeheersing in operatie-, behandel- en isolatiekamers, legionellabeheersing, energiebesparende maatregelen en medische gassen, hebben we stappen gezet om te zorgen dat alle systemen binnen de richtlijnen blijven functioneren. Dit vraagt continue aandacht.

Binnen het project vernieuwbouw worden, waar nodig met het team Risk, Compliance en Audit en/of met externe partijen, de risico’s ten aanzien van de planvorming regulier besproken. Belangrijk aandachtspunt is en blijft dat ons vastgoed wat betreft omvang en functionaliteit passend moet zijn voor de toekomstige zorgverlening en zorgvraagontwikkeling. Een ander aandachtspunt is de betaalbaarheid van de vernieuwbouw. De financiële – en macro-economische onzekerheden, zoals prijzen, inflatie, rente, schaarste van goederen en personeel, zorgen voor een groter risico op het duurder worden van het vernieuwbouwproject. Dit moet financieel passend blijven in relatie tot de exploitatie en kan een effect hebben op het verkrijgen van externe financiering.

Aandacht voor de beschikbaarheid van (medische) producten blijft noodzakelijk. Naast de bekende problematiek, waaronder de aanpassingen van de MDR-wetgeving, de bestaande en nieuwe (hybride) oorlogen, de handelsoorlogen en politieke instabiele situaties wereldwijd, zien we een toenemende invloed van klimaatverandering op de leveringsketen. Zo viel door de orkaan Hélène in Amerika een infuusfabriek stil en ontstond er kortstondig een wereldwijd tekort aan infuuszakken.

Door adequaat optreden van de afdeling inkoop en de intensieve samenwerking met het Landelijk Netwerk Assortimentscoördinaten in de Gezondheidszorg (LNAG) en het Zorg Inkoop Netwerk Nederland (ZINN) wordt tijdige aanlevering van producten bewerkstelligd. Daarnaast wordt hard gewerkt aan voorspelbaarheid, om verrassingen te voorkomen.

Door de aanhoudende onzekerheid ten aanzien van tijdige beschikbaarheid van grondstoffen en producten is de integrale samenwerking in de organisatie verder versterkt. Met de diverse afdelingen, maar zeker ook met leveranciers, wordt samen intensief gezocht naar alternatieven en worden deze beoordeeld. Waar nodig worden de voorraden aangepast naar een gewenst niveau, waarmee de beschikbaarheid van producten wordt gewaarborgd.

De beschikbaarheid van geneesmiddelen neemt vanwege (mondiale) tekorten af, een probleem dat aanzienlijk is en dat de patiëntenzorg in bepaalde situaties direct raakt.

Een vast onderdeel van de overeenkomsten tussen het ziekenhuis en farmaceuten is de leverbetrouwbaarheid. Echter, de invloed van het ziekenhuis op deze mondiale markt is slechts beperkt. Vanuit de apotheek wordt hierop ingespeeld door bij dreigende tekorten af te stemmen met voorschrijvers, om zo alternatieven te kunnen vinden. Door goede samenwerking met de voorschrijvers binnen het Spaarne Gasthuis zijn er in gezamenlijkheid alternatieven gevonden. Hierdoor is de impact op de patiëntenzorg beperkt gebleven. Daarnaast is er vanuit het Spaarne Gasthuis een overeenkomst met het Landelijk Coördinatiecentrum Geneesmiddelen (LCG), welke in opdracht van VWS en de IGJ, bij tekorten de verdeling van beschikbare voorraden bij de groothandels en de ziekenhuizen coördineert. Indien mogelijk worden alternatieve behandelingen afgestemd en gedeeld met de ziekenhuizen. Tevens stemt het LCG af met IGJ om, indien mogelijk, tot import uit andere EU-landen over te gaan. Waar mogelijk kan vanuit de bereidingsafdeling van de apotheek van het Spaarne Gasthuis geanticipeerd worden op (dreigende) tekorten. De meerwaarde van bereidende ziekenhuisapotheken is in 2024 weer gebleken bij het wereldwijde tekort aan infuusvloeistoffen, waarbij de groot bereidende ziekenhuisapotheken konden bijdragen in de productie hiervan.

De energieprijzen voor 2025 zijn ongeveer gelijk gebleven ten opzichte van 2024. De markt blijft echter kwetsbaar door het beperkte aanbod van gas. De prijzen blijven volatiel. De inkoop strategie richt zich weer op de langere termijn, waardoor meer zekerheid ontstaat ten aanzien van de kosten van energie in de komende jaren. We kopen weer twee jaar vooruit in, waardoor we in 2024 al deels voor 2026 hebben ingekocht. Het effect van de prijsontwikkeling van energie op de kosten van het ziekenhuis wordt stapsgewijs beperkter door de effecten van het energiebesparingsprogramma. Door energiebesparende investeringen beperken we het energieverbruik steeds verder waardoor de energieprijzen een beperktere invloed hebben op ons resultaat.

Het Spaarne Gasthuis onderkent diverse soorten risico’s in de bedrijfsvoering waaronder ook frauderisico’s. De door het Spaarne Gasthuis geïdentificeerde frauderisico’s zijn vergelijkbaar met die van andere ziekenhuizen en bevinden zich met name binnen het financiële verantwoordingsproces, inkoop - en betalingsproces, HR, rechtmatigheid van zorgregistratie en het geneesmiddelenproces.

Als Spaarne Gasthuis hebben wij een zero tolerance beleid op het gebied van fraude, diefstal of onrechtmatige inzage in patiëntendossiers. Dit beleid, tezamen met de klokkenluidersregeling, is vastgelegd in het integriteitsbeleid dat toegankelijk is voor alle Spaarne Gasthuis medewerkers. Intern is daarnaast sprake van bewustwording van de voorraad-risico’s en zijn er adequate maatregelen getroffen in de vorm van toegangscontroles, bestaanscontroles en functiescheidingen. Op het gebied van kosten is daarnaast het inkoopbeleid en de standaard procuratie van toepassing.

In 2024 hebben zich binnen het Spaarne Gasthuis geen situaties voorgedaan die hebben geleid tot aanvullend fraudeonderzoek. Om frauderisico’s te beheersen besteden wij bijzondere aandacht aan de inrichting van de financiële processen, waarbij de benodigde beheersmaatregelen zoals het vier -ogen principe zijn ingericht. Aanvullend daarop werken wij met Horizontaal Toezicht samen met de zorgverzekeraars aan goede beheersing van het zorgregistratieproces.

Het Spaarne Gasthuis staat ook in contact met andere ziekenhuizen om ervaringen uit te wisselen op het gebied van fraudepreventie, -detectie en casussen. Tevens heeft het Spaarne Gasthuis een verklaring van neveninkomsten voor alle bestaande en nieuwe medici, die jaarlijks worden bijgewerkt en ondertekend, om eenieder (nogmaals) te attenderen op zijn/haar verantwoordelijkheid in deze.