3. Duurzame organisatie

In 2023 is het programma marktconform en duurzaam belonen gestart. Eén van de onderwerpen was een onderzoek naar de marktconformiteit van functies.

Aan leidinggevenden is gevraagd of zij zien dat functies met een vergelijkbare functie-inhoud als de functie in het Spaarne Gasthuis, in andere zorginstellingen in de regio beter worden beloond. Van 17 functies is onderzocht of de indeling van de functie en inpassing in het generiek functiehuis nog juist is en of er andere aspecten zijn die de marktconformiteit beïnvloeden. Per functie is een advies aan de manager opgesteld over het al dan aanpassen van de functieschaal.

Andere onderwerpen van het programma waren onder andere het maken van een Spaarne Gasthuis visie op de inzet van ZZP, aanpassen van de attentieregeling en ondersteuning voor fitter werken in de nacht. Deze onderwerpen worden afgerond in het eerste kwartaal van 2024.

Aan de totstandkoming van de nieuwe Cao Ziekenhuizen 2023 – 2025 is een periode van circa zeven maanden onderhandelen voorafgegaan. In deze periode is er door de vakbonden onder andere een landelijke actiedag georganiseerd om de eisen van de bonden kracht bij te zetten. Tijdens deze actiedag op donderdag 16 maart 2023 werden er zondagsdiensten gedraaid. Een groot aantal afdelingen van het Spaarne Gasthuis heeft aan deze actiedag deelgenomen. Op maandag 27 maart 2023 hebben de vakbonden en de NVZ een onderhandelingsresultaat bereikt voor een cao met een looptijd van 24 maanden (van 1 februari 2023 tot en met 31 januari 2025).

Belangrijke wijzigingen in deze cao ten opzichte van de voorgaande cao zijn de nieuwe financiële afspraken; er is een salarisverhoging van drie keer 5% overeengekomen, de vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer is verhoogd van € 0,08 naar € 0,16 en de vergoeding voor bereikbaarheids- en consignatiediensten is substantieel verhoogd. Ook op het gebied van roostering zijn belangrijke aanpassingen in de cao gerealiseerd ten behoeve van een betere werk/privé balans voor de medewerkers. Zo heeft vast personeel voorrang op ZZP-ers bij de invulling van de roosters, worden de roosters in basis drie maanden van tevoren vooruit geroosterd en heeft de medewerker het recht op onbereikbaarheid. Daarnaast heeft het aanbieden van de generatieregeling een verplichtend karakter gekregen.

Na het bereiken van het onderhandelingsakkoord heeft het nog enkele maanden geduurd voordat de definitieve cao-teksten beschikbaar kwamen. Daardoor is de implementatie op sommige onderdelen wat later tot stand gekomen en met terugwerkende kracht uitgevoerd. Eind 2023 zijn de noodzakelijk aanpassingen in de systemen verwerkt.

De toenemende complexiteit van de zorg met de daarbij behorende vraagstukken als krapte op de arbeidsmarkt was aanleiding om de leidinggevende structuur in de zorg te vernieuwen. De leidinggevende functies zijn uitgebreid met de nieuwe functie “teamleider”. Daarmee kan een afdelingshoofd zich meer richten op projecten en op tactisch niveau verschillende specialismen aansturen.

De teamleiders werken op operationeel niveau. Zij zijn er voor ‘het verrichten’. Zij dragen zorg voor het team zodat optimale patiëntenzorg kan worden uitgevoerd volgens vastgestelde (beleids-) plannen en zij geven richting en sturing aan het team. De teamleiders faciliteren en zorgen voor de (dagelijkse) patiëntenzorg en geven aandacht aan de behoeften, ontwikkeling, doelstellingen en gedragingen van individuele zorgprofessionals in het team. Daarom hebben deze teamleiders een relatief kleine span of control.

Op 1 april 2023 waren op enkele plekken na alle functies ingevuld. In de loop van het jaar hebben op meerdere plekken, zowel op afdelingshoofden niveau als op teamleider niveau, nog wel verschuivingen plaatsgevonden.

Een jaar na implementatie, april 2024, is het proces voor evaluatie van de nieuwe leidinggevende structuur opgestart. 

In 2023 is een doorstart gemaakt met het onderwerp (on-)gewenst gedrag. Er is onder meer door het organiseren van theatervoorstellingen aandacht geschonken aan bewustwording van dit onderwerp in het Spaarne Gasthuis. Verder is de meldprocedure herzien en zijn er tien basisprincipes van gewenst gedrag opgesteld. Naast de externe vertrouwenspersoon zal een pool met interne vertrouwenspersonen worden ingericht en krijgen leidinggevenden tools aangereikt waarmee zij het gesprek over dit onderwerp aan kunnen gaan in de verschillende teams. In 2024 wordt dit onderwerp onderdeel van het Management Development (MD) traject voor alle leidinggevenden, inclusief medisch managers en raad van bestuur.

In 2023 is het aantal meldingen bij de externe vertrouwenspersoon licht gestegen ten opzichte van 2022 en sterk ten opzichte van 2021 (bron: jaarverslag 2023 H. Bleichrodt externe vertrouwenspersoon)

In 2022 zijn we gestart met het Programma Samen opleiden voor de toekomst (SOT; voorheen Toekomstgericht en Krachtig Opleiden - TEKO). Vanuit de startnotitie is de programmastructuur ingericht en zijn deelprojecten bemenst en van start gegaan met als doel het versterken van het opleidingsklimaat op afdelingen en een cultuur waarin leren en ontwikkelen vanzelfsprekend zijn. In het afgelopen jaar zijn de projectgroepen doorgegaan met hun inzet. Zowel op de initiële- als gespecialiseerde afdelingen is het doel van het programma geland. Afdelingen zitten in verschillende fasen van de implementatie hiervan, duidelijk is dat alle zorgafdelingen bezig zijn met ‘anders’ opleiden. Op bijna alle afdelingen zijn leerwerkplaatsen gestart en waar nodig zijn (tijdelijk) praktijkopleiders en leercoaches ingezet. Dit wordt gedaan in pilotvorm en gefinancierd vanuit het programma SOT. Deze pilot wordt op dit moment geëvalueerd. De uitkomsten worden gecommuniceerd en meegenomen voor de verdere uitwerking van het programma.

Door het anders inrichten van opleiden zijn vanaf september 2023 30% leerlingen en stagiaires geplaatst. Met de beschreven visie en het uitgewerkte begeleidingsmodel hebben de afdelingen houvast aan de koers die genomen wordt. De uitwerking van het begeleidingsmodel wordt door HR zorgvuldig uitgewerkt voor besluitvorming en daarmee structurele inbedding in de organisatie. 

Vernieuwd toezicht zorgopleidingen: systeemtoezicht

Het College Zorgopleidingen (CZO) houdt vanaf 1 januari 2023 systeemtoezicht. Met systeemtoezicht legt het CZO de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van opleiden meer bij de organisaties. Organisaties die een integraal kwaliteitszorgsysteem hanteren, voldoen aan de vier CZO-kwaliteitsdomeinen en onderliggende standaarden van systeemtoezicht - gevat in het normenkader CZO - en worden daarmee erkend op organisatieniveau.

Het Spaarne Gasthuis heeft een CZO voorwaardelijke erkenning voor alle CZO-opleidingen. Vanaf 2026 zal het CZO audits inplannen waarin het Spaarne Gasthuis kan laten zien hoe de kwaliteit van opleiden is vormgegeven en geborgd. De Opleidings- en Examen Commissie (OEC) monitort het systeemtoezicht en ondersteunt hierbij de opleiders bij vragen over de kwaliteit van opleiden. De OEC is in 2023 zes keer in overleg geweest waarin kwaliteitsbeleid, kwaliteit van opleiden, bespreken binnen gekomen casuïstiek en systeemtoezicht zijn besproken.

Er zijn ook themabijeenkomsten voor onderwijsadviseurs en praktijkopleiders georganiseerd met als thema onder andere de EPA-overstijgende leerlijn in de praktijk van het Spaarne Gasthuis en hoe beoordeel je een kwaliteitsopdracht.

In 2023 is ook het praktijkopleidingsreglement (POR) geëvalueerd en bijgesteld. Er is een Praktijkgids per opleiding waarin de visie op het praktijkleren wordt beschreven, met welke regelingen en beleid de student te maken heeft, hoe de organisatie en inhoud van de praktijkopleiding eruitziet, welke beoordelingsmomenten er zijn en wanneer en waarop beoordeeld wordt. Er zijn 25 praktijkgidsen beschreven.

Kwaliteitsmeting leerklimaat: in 2023 is deze uitgezet onder de professionals in opleiding van de CZO erkende opleidingen, leerlingen/stagiairs verpleegkundige en doktersassistenten MBO en HBO. Het product hiervan is een Spaarne Gasthuis- breed rapport over de kwaliteit van het leerklimaat voor diverse opleidingen. 

In 2023 hebben in totaal 146 arts assistenten hun opleiding tot specialist in het Spaarne Gasthuis gevolgd. Het Spaarne Gasthuis heeft 24 erkende medische vervolgopleidingen. In het kader van de nieuwe toezichtsystematiek van de RGS zijn bij de volgende opleidingen werkplekbezoeken ‘nieuwe stijl ’afgelegd door het bestuur COC: KNO, longgeneeskunde, neurologie, revalidatiegeneeskunde. Deze werkplekbezoeken zijn ondersteunend aan de rapportageverplichting van deze opleidingen aan de RGS.

De volgende vakgroepen kregen een erkenning voor onbepaalde tijd na visitatie: MDL-ziekten, ziekenhuispsychiatrie, heelkunde, anesthesiologie AIGT chirurgie en orthopedie. De cardiologie ontving een beperkte erkenning voor twee jaar met rapportageverplichting, evenals de opleiding ziekenhuisfarmacie door de SRC-ZF voor twee jaar werd erkend. 

Medische vervolgopleidingen zijn in toenemende mate regionaal georganiseerd. Hiertoe is er intensief overleg geweest tussen de decaan, de leerhuismanagers uit de regio en het team MVO om te komen tot een regionaal plan waarin (financiële en organisatorische) afspraken vastgelegd zijn ten aanzien van het regionaal opleiden. 

Een van de initiatieven die in 2023 is gestart en die we in het zonnetje willen zetten, is het initiatief om een aantal collega’s van Hospitality, te scholen om als medewerker kliniek taken kunnen uitvoeren. In deze pilotfase worden medewerkers geschoold doormiddel van twee deelcertificaten uit de Helpende niveau 2 opleiding bij het Nova college. De eerste ervaringen zijn positief en in Q3 van 2024 zal een evaluatie plaatsvinden over het gehele traject.

Sinds september is ook gestart met de pilot ‘hybride docent’. Een docent van het Nova college is een dagdeel in de week aanwezig in het Spaarne Gasthuis om MBO verpleegkunde studenten en de begeleiders te ondersteunen bij het leerproces. Deze pilot loopt het gehele schooljaar 2023-2024 en is een gezamenlijke investering van het Nova college en het Spaarne Gasthuis.

In september zijn ook een aantal collega’s getraind om volgens moderne technieken en passend bij alle huidige doelgroepen op de arbeidsmarkt op een passende manier selectiegesprekken te kunnen voeren. De intentie is om deze technieken in 2024 volgens het train de trainer principe verder te brengen in het Spaarne Gasthuis. 

Bij de start van de nieuwe leidinggevende structuur is ook het Management Development programma gestart. De komende jaren doorlopen alle managementlagen een ontwikkelprogramma. De drie pijlers voor de komende jaren gaan over het “IK” als leidinggevende, het “WIJ” en de “ORGANISATIE”.

In april 2023 is gestart met het MD- programma gericht op “IK”. Medisch managers, afdelingshoofden en teamleiders hebben zich tijdens de sessies gefocust op de eigen professionele identiteit als leider.

Daarnaast zijn managementteams per zorggroep begeleid in het reflecteren op de herinrichting. Wat levert de herinrichting op en welke verbeterpunten worden meegenomen in het MD van 2024?   

Er is een duidelijke toename van wetenschappelijke activiteiten te zien in het Spaarne Gasthuis. Steeds meer medewerkers weten voor ondersteuning de weg naar het wetenschapsbureau te vinden. Het aantal publicaties met vermelding van een Spaarne Gasthuis auteur is 216. Twintig studenten hebben een wetenschappelijk stage gevolgd. Negen medewerkers van het Spaarne Gasthuis zijn in 2023 gepromoveerd.

Met financiële steun van de Mariastichting faciliteerde het Spaarne Gasthuis ook in 2023 17 onderzoekers (principal investigators) en 1,5 FTE-research ondersteuning. De onderzoekers om zich te richten op het verder ontwikkelen van eigen geïnitieerd onderzoek op hun vakgebied. De ondersteuning om de kwaliteit van de onderzoeken en de veiligheid van de deelnemers te waarborgen.

Vanuit deze ondersteuning is op het gebied van monitoring van de studies een flinke kwaliteitsslag gemaakt. Elke WMO-plichtige studie krijgt een startcheck vanuit het wetenschapsbureau met aandacht voor de essentiële documenten en trainingen.

De eerste week van oktober is er “De week van de wetenschap” georganiseerd. Elke dag was er in de lunchpauze een masterclass op locatie Hoofddorp en Haarlem Zuid. Met op dinsdagavond het jaarlijkse wetenschap in beeld symposium.

De adviescommissie lokale uitvoerbaarheid (ACLU) adviseert de raad van bestuur over de lokale uitvoerbaarheid van nieuwe wetenschappelijke studies in het Spaarne Gasthuis. In 2023 werden 137 onderzoeken aangemeld. Hiervan zijn er uiteindelijk 105 ook daadwerkelijk beoordeeld.

De gezondheidszorg wordt geconfronteerd met de effecten van klimaatverandering op de gezondheid. Daarnaast heeft de zorgsector ook zelf invloed op het milieu en het klimaat. In 3.4 wordt uitgebreider aandacht besteed aan de duurzaamheid in het Spaarne Gasthuis. Maar wat kun je als toekomstige zorgprofessional doen om bij te dragen aan de verduurzaming van de zorg? Deze vragen leven erg onder toekomstige artsen en wij vinden het heel belangrijk het thema duurzaamheid in het onderwijs mee te nemen. Tevens is er nu en in de toekomst behoefte aan gezondheidsprofessionals die zich inzetten voor een duurzame zorgsector en een gezonde leefwereld. Het Spaarne Gasthuis bereidt (toekomstige) artsen voor op die rol.

Eind 2022 zijn we als eerste ziekenhuis in Nederland gestart met een keuzecoschap Duurzaamheid -Arts van de Toekomst. In 2023 hebben vijf coassistenten dit unieke coschap gevolgd. Daarnaast bieden wij voor artsen in opleiding, die niet alleen geïnteresseerd zijn in hun vakgebied als arts, een verdiepingsstage leiderschap en duurzaamheid aan. Lees meer hierover in ons jaarverslag duurzaamheid 2023.

In 2023 hebben wij vanuit bureau integraal capaciteitsmanagement (ICM) en middels het programma capaciteit geïnvesteerd in het verhogen van onze beschikbare operationele capaciteit en het verbeteren van het gebruik daarvan. We hebben ons eerst gefocust op de OK aangezien we hier het grootste knelpunt zagen. Door middel van verschillende projecten en maatregelen hebben wij onze OK capaciteit op het niveau van voor Corona teruggebracht en zelfs iets meer. In de tweede helft van 2023 en in 2024 is de focus verschoven naar de klinische capaciteit en dagbehandelingsbedden. Onder andere doordat de OK meer productie draait, merken we dat de klinische capaciteit van tijd tot tijd begint te knellen. We hebben verschillende verbeterinitiatieven opgestart zoals het verplaatsen van klinische zorg naar dagbehandeling, het verbeteren van de OK planning in relatie tot de klinische en dagverplegingscapaciteit en een dagelijks beddenoverleg waarin we gezamenlijk de knelpunten in de kliniek bespreken en waar mogelijk oplossen. We zien al een eerste verbetering in het gebruik van de klinische capaciteit. In 2024 gaan we verder met het optimaliseren van onze capaciteiten en het gebruik daarvan.

Met de aandacht voor het optimaal inzetten van schaarse capaciteiten is in 2023 ook extra aandacht besteed aan het onderzoeken van de mogelijkheid om onderdelen van onze zorgverlening verder te concentreren, ook los van de nieuwbouwplannen waarin de concentratie van acute en hoogrisico zorg gepland staat voor 2029 en volledige klinische concentratie in 2039. In de loop van 2024 zal duidelijk worden welke mogelijkheden er zijn om de concentratie van zorg te versnellen. 

2023 stond voor het grootste deel in het teken van uitwerking van IZA plannen. Zowel in het IZA als in de verschillende regioplannen komt naar voren dat samenwerking in de keten van zowel de chronische als de acute zorg nog nooit zo belangrijk is geweest. Om met elkaar 24/7 zorg te kunnen blijven geven in een steeds krapper wordende arbeidsmarkt met een vergrijzende bevolking is het van belang de handen ineen te slaan. In de regioplannen is regionaal de focus voor de jaren 2024 en verder (naast de arbeidsmarktproblematiek) bepaald op: kwetsbare ouderen en multimorbide patiënten, arbeidsmarktproblematiek, mentale gezondheid, gezondheidsverschillen en digitalisering.

Vanuit het MCC (medisch coördinerend centrum) zijn door specialisten ouderengeneeskunde (SO’s), huisartsen en medisch specialisten verschillende plannen uitgewerkt met als doel de juiste zorg op de juiste plaats op het juiste moment. Ook op het gebied van de arbeidsmarkt zijn onder andere in samenwerking met Amstelring en Zorgbalans verschillende initiatieven in ontwikkeling om gezamenlijk werkgeverschap en gezamenlijk opleiden te bevorderen. Ook wordt in de regio Kennemerland een plan uitgewerkt voor een regionaal ZZP platvorm met als doel meer grip op de inzet van ZZP-ers in de regio.

In oktober is een intentieverklaring getekend met Amstelring voor het huisvesten van 40 kortverblijf (geriatrische revalidatiezorg en eerstelijnsverbijf) bedden op onze locatie Hoofddorp en daarop volgend ruimte voor onze zogenaamde verkeerde bed patiënten. Dit zal een positief effect hebben op de doorstroming en samenwerking op het gebied van personele inzet bevorderen. In 2024 zal worden toegewerkt naar een formele samenwerkingsovereenkomst en het verder uitwerken van dit plan. Op het gebied van de acute zorg is in de regio Noord-Holland  / Flevoland met alle zorgpartners gewerkt aan het verhelderen van de bestaande knelpunten en bepalen van de bijbehorende ambities en doelen. Daarmee is met huisartsen, VVT, GGZ, GGD, gemeenten en zorgverzekeraars naar de zorg gekeken en wordt gebruik gemaakt van alle kennis, ervaring en bestaande samenwerkingen van de zorgaanbieders die samen het 'systeem' vormen. De ambitie voor de spoedzorg is als volgt vastgesteld: niet noodzakelijke spoedvragen houden we door verbeteren van de (digitale) samenwerking buiten de spoedketen en worden op een andere passende manier opgevolgd. Zo houden we de spoedketen toegankelijk en zijn wij er nu en in de toekomst voor de patiënten met een zorgvraag die per direct behandeling vraagt. In 2024 en verder gaan we integraal met partners deze ambitie concretiseren en vormgeven. In IZA wordt zorgcoördinatie gezien als één van de interventies om de schaarste in de acute zorg het hoofd te bieden. Zorgcoördinatie begeleidt zowel burgers met een acute zorgvraag als zorgverleners die direct noodzakelijke vervolgzorg voor een patiënt zoeken naar de best passende én beschikbare zorg. Een andere interventie is het meer efficiënt inzetten van de verschillende zorgverleners in de acute zorg. Met diverse partners in de regio is in 2023 incrementeel gewerkt aan verbeteringen in zorg coördinatie. Dit heeft naast de geïntegreerde spoedposten geleid tot nieuwe werkafspraken tussen HAP / SEH, VVT en RAV.

Ook in 2023 zijn er op het gebied van digitalisering belangrijke stappen gezet. Op het gebied van infrastructuur is het beheer van het datacenter en netwerk volledig overgedragen naar een externe partner. De regieorganisatie hierop wordt geïmplementeerd.

Een andere belangrijke stap is de vervanging van losse bedrijfsvoering applicaties door één Enterprise Resource Planning (ERP) software systeem. Het nieuwe systeem is 2 januari 2024 live gegaan.

In 2023 is de vacature van CNIO opgevuld door Wouter Weyland (senior gespecialiseerd verpleegkundige). Samen met CMIO, Pieter-Kees de Groot (gynaecoloog) is een start gemaakt om discipline overstijgende werkprocessen op elkaar af te stemmen om zo de registratielast te verminderen waar het kan.

Er is een EPD-kerngroep opgezet bestaande uit kwaliteitsdokters, digitale dokters en een afvaardiging uit ons Epic-team. Onder leiding van het managementteam Basis op Orde is er een uniforme inrichting en werkwijze gerealiseerd in ons EPD, Epic. De basis afspraken rondom statusvoering zijn vastgelegd in het herziene protocol medisch specialistische statusvoering. In juni is de uniforme inrichting live gegaan. Nu de inrichting uniform is kan er ook uniform getraind worden. Er is begonnen met het trainen van trainers die vanaf eind 2023 de training zijn gaan uitrollen in hun vakgroep. Ook voor de verpleging is gestart met het Basis op Orde programma.

Met onze regiopartners is er gewerkt aan de digitale verpleegkundige overdracht. Daarnaast is de digitale informatie uitwisseling tussen Epic ziekenhuizen vergroot.

Om ons personeel continue te kunnen bijscholen op alle digitale ontwikkelingen is een trainingsruimte gerealiseerd en is er een trainingsplan gemaakt door het trainingsteam om de kennis over het EPD, en het werkplezier te vergroten.  

In 2023 hebben we de certificering van NEN 7510 behaald. Dit is een norm voor informatiebeveiliging in de zorg en een belangrijke mijlpaal als onderdeel van ons systeem van risicobeheersing zoals verder uitgelicht in hoofdstuk 4. 

Spaarne Labs richt zich met name op sociale, medewerker gedreven innovatie. De voornaamste missie is om het innovatief vermogen van medewerkers en de organisatie te vergroten, en zo bij te dragen aan een wezenlijke verandering (transitie) in en van de zorg.

In 2023 organiseerde Spaarne Labs voor de eerste keer de innovatie challenge Het Beste Idee van het Spaarne Gasthuis. Eind 2023 is de voorinschrijving gestart voor Het Beste Idee 2024. Maar liefst 45 ideeën werden ingestuurd: bijna acht keer zoveel als tijdens de eerste editie.

In samenwerking met het Create4Care van het Erasmus MC vonden twee workshops plaats waarin veertig verpleegkundigen aan de slag gaan om praktijkproblemen op te lossen met behulp van design thinking.

Onder de noemer Spaarne Labs Talks organiseerde Spaarne Labs in 2023 vijf inspiratiesessies met gemiddeld tachtig deelnemers. Onderwerpen waren onder meer sociale innovatie, Leren van andere sectoren, en de Toepassing van generatieve AI.

Daarnaast faciliteerde Spaarne Labs een groot aantal teamsessies voor verpleegkundigen en artsen rondom de zorg van de toekomst en leverde een bijdrage aan het leiderschapsprogramma van het ziekenhuis.

Samenwerking met externe partijen is essentieel voor de transitie van de zorg. Spaarne Labs neemt in dat kader deel aan een wijkproject in Haarlem, gericht op het voorkomen van onnodige ziekenhuisopnames van ouderen. Met de start-up Health Innovators deed Spaarne Labs een experiment om AI-gedreven oplossingen te vinden voor het verkorten van de ligduur van patiënten op de afdeling geriatrie.

Een ander belangrijk speerpunt van Spaarne Labs is onderwijsinnovatie. Spaarne Labs introduceerde de Dialogue Trainer, een virtueel trainingsprogramma voor communicatie, ontwikkelde in samenspraak met verpleegkundigen en artsen diverse VR-trainingsfilms en begeleidde de introductie van een trainingsprogramma voor ABCDE-trainingen met de hololens.

Slim Grip is een meerjarenprogramma dat de Spaarne Gasthuis brede doelstelling ondersteunt om duurzaam financieel en operationeel gezond te worden en beter in control te zijn. Zonder duurzame rendementsverbetering zijn wij niet in staat om als toekomstgericht en gastvrij ziekenhuis te blijven investeren in vernieuwing en digitalisering. Sinds 2021 draagt het programma bij aan rendementsverbetering in het ziekenhuis. Er zijn sindsdien veel verbeterprojecten uitgevoerd en het verbeterpotentieel is goed in beeld.

In 2023 is hierop voortgebouwd en geprobeerd ook op nieuwe en creatievere manieren rendementsverbeteringen te realiseren. Er is weer voor een substantieel bedrag aan nieuwe rendementsverbetering geïdentificeerd. Verschillende verbeteringen zijn ingezet, dan wel voortgezet. Zo is er een substantiële ziekenhuisbrede reductie van het materiaalverbruik gerealiseerd en zijn er mooie projecten geweest op bijvoorbeeld de PAAZ en bij de PMD. Echter zal er ook een nieuwe invulling van het programma gezocht worden om in de toekomst een blijvende bijdrage te leveren aan de financiële gezondheid van het Spaarne Gasthuis.  

Onderdeel van de beleidscyclus is dat de organisatorische eenheden en stafafdelingen drie keer per jaar een gesprek hebben met de raad van bestuur over de bedrijfsvoering. In die gesprekken lag het accent veelal op productie en financiën. Vanuit de raad van bestuur is in 2023 ingezet om onder de noemer ‘kompasgesprekken’ de inhoud van de gesprekken breder te trekken op de gehele bedrijfsvoering.

Doel van de kompasgesprekken is om met de eenheden te bespreken hoe het gaat en waar aandachtspunten zitten ten opzichte van de gestelde doelen en plannen. Daarbij komen vijf hoofdthema’s aan de orde: patiëntenzorg, personeelsmanagement,  kwaliteit & veiligheid, onderwijs & wetenschap en bedrijfsvoering.

In oktober 2023 is de eerste ronde kompasgesprekken gevoerd. Deze methodiek wordt in 2024 verder verfijnd. 

Het leveren van de best mogelijke patiëntenzorg is onze missie. Tegelijkertijd doen we er alles aan om binnen de mogelijkheden die we hebben te verduurzamen. Het Spaarne Gasthuis heeft dan ook de ambitie ‘de beste zorg met de kleinste ecologische voetafdruk’ te leveren. Wij willen onze positieve maatschappelijke impact vergroten en onze negatieve impact zo veel mogelijk verkleinen. Daarom hebben wij in februari 2023 de Green Deal Duurzame Zorg 3.0 ondertekend en ons gecommitteerd aan de thema’s CO2-reductie, minder (primair) grondstoffengebruik, het verminderen van de milieubelasting van medicatie, het vergroten van de bewustwording en kennis op het gebied van groene zorg en meer inzet op gezondheid en preventie. Duurzaam handelen moet vanzelfsprekend zijn in alles wat wij doen.

In 2023 hebben wij voor de locaties Hoofddorp, Haarlem Zuid en Haarlem Noord het Milieuthermometer Zorg certificaat niveau goud behaald. Milieuthermometer Zorg is een zorg specifiek milieumanagementsysteem om duurzaamheid in het DNA van een zorginstelling te krijgen. Met het behalen van dit certificaat laten wij zien dat duurzaamheid een duidelijke plek in onze organisatie heeft gekregen, dat wij steeds beter onze voortgang op het gebied van duurzaamheid meten en onze milieuprestatie structureel verbeteren.

Twee jaar geleden behaalden we al het zilveren certificaat (drie jaar geleden het bronzen certificaat), waarmee we een basis hebben gelegd om onze duurzame bedrijfsvoering zichtbaar te maken en te borgen.

• Wij hebben in 2023 8% energie bespaard en het gasverbruik is 12% lager ten opzichte van vorig jaar.
• Ten opzichte van 2022 hebben wij een afvalreductie van 4% weten te realiseren, waaronder  3% minder restafval. Redenen hiervoor zijn het steeds meer overstappen op herbruikbare materialen, meer bewustwording rondom afvalreductie en meer hergebruik van spullen via de Commissie Tweede Kans. De Commissie beoordeelt volgens een vaste procedure alle aanvragen rondom hergebruik van apparatuur, meubilair en instrumenten, ook die voor de afvoer van spullen.
• Wij zetten in op minder voedselverspilling door een nieuw ‘a la carte’ concept. Dit concept gaat uit van meer keuzevrijheid en flexibiliteit voor de patiënt. Patiënten hebben in dit model een keuze uit een menukaart bestaande uit drie menu’s (waarvan één volledig vegetarisch menu), twee maaltijdsalades en eventuele (losse maaltijdcomponenten) producten. Bij uitvraag bij de patiënten vragen we ook naar de gewenste portiegrootte (klein, middel en groot). Hierdoor is er een nog grotere kans dat de patiënt de maaltijd volledig nuttigt, en er dus minder wordt verspild. De maaltijden worden vervolgens per patiënt geportioneerd en verwarmd. Hierdoor is er weinig tot geen verspilling.
• Steeds meer afdelingen maken geen gebruik meer van wegwerpbekers. In 2024 zal dit afvalreductie-initiatief verder worden uitgerold op alle locaties. Om deze beweging verder te ondersteunen, heeft elke medewerker tijdens de Spaarne Gasthuis kerstmarkt een Spaarne Gasthuis mok ontvangen.
• Er is een pilot gestart wat betreft de inzameling van CSA inpakmateriaal (Blue Wrap) voor recycling. Blue Wrap wordt gebruikt voor het inpakken van zo'n 100.000 instrumenten sets per jaar op de CSA en is gemaakt van polypropyleen, een kunststof dat zeer geschikt is voor recycling. Een samenwerkingspartij van onze afvalinzamelaar verwerkt het materiaal tot granulaatkorrels. Van deze granulaatkorrels worden weer nieuwe producten gemaakt. Dit levert overal een CO2 besparing op ten opzichte van nieuwe kunststof. Daarnaast zal de hoeveelheid restafval op de OK significant dalen en verwachten we een mooie toename van ons recyclingpercentage.
• In 2023 is de uitrol van de scheiding van plastic verpakkingen en drinkpakken (PD) op alle zorgafdelingen (wachtkamers en afdelingskeukens uitgezonderd) afgerond, inclusief het plaatsen van een afvalpers op het milieuplein specifiek voor PD.
• Wij sturen steeds beter op het inkopen van duurzamere producten en nemen duurzaamheidscriteria standaard mee bij inkooptrajecten.
• We onderzoeken voor welke medische artikelen we kunnen overstappen van de wegwerpvariant naar herbruikbaar (bijvoorbeeld voor isolatiejassen en herbruikbare laryngoscoopbladen).
• Het Spaarne Gasthuis heeft de intentieverklaring 'Goede Zorg Proef Je' ondertekend met het doel de voeding voor patiënten en collega's zo duurzaam en gezond mogelijk aan te bieden. Ziekenhuizen hebben tenslotte een voorbeeldrol in de maatschappij bij het aanbieden van gezonde voeding. Een gezonder voedingsaanbod draagt bij aan herstel van patiënten, een gezonde werkomgeving voor medewerkers en een gezonde keuze voor bezoekers. Met 'Goede Zorg Proef Je' gaat niet alleen de gezondheid van patiënten, medewerkers en bezoekers vooruit. Ook op het gebied van duurzaamheid is dit een belangrijke ontwikkeling. Zo wordt het Spaarne Gasthuis steeds beter in het aanbieden van seizoensproducten en plantaardige eiwitten (in plaats van dierlijke eiwitten).
• Het Spaarne Gasthuis is het eerste ziekenhuis in Nederland dat een keuzecoschap Duurzaamheid – Arts van de Toekomst – aanbiedt. In 2023 hebben vijf coassistenten dit coschap gevolgd en onderzoek gedaan naar duurzame initiatieven op de IC, OK, afdeling neurologie en afdeling kindergeneeskunde/neonatologie. Zie ook hoofdstuk 3.2.5 Duurzaamheid in het onderwijs.
• Ook in 2023 hebben we ingezet op het vergroten van bewustwording rondom het thema duurzaamheid. Zo hebben we een duurzaamheidssymposium en een dag van de duurzaamheid georganiseerd en deelgenomen aan de landelijke ‘zorg voor energie’ campagne.
• We hebben ons eigen wagenpark voor een deel vernieuwd. Met de helft van onze wagens rijden we nu elektrisch. Wat betreft de andere helft: in 2022 zijn de oude bakwagens al vervangen door drie nieuwe vrachtwagens die op HVO-brandstof (Hydrotreated Vegetable Oil) kunnen rijden.
• Green Teams (groepen zorgprofessionals en ziekenhuismedewerkers die onderzoeken hoe ze hun eigen afdeling kunnen verduurzamen) hebben zich ook in 2023 weer ingezet voor verdere verduurzaming van hun afdeling, zoals duurzaam gebruik van materialen en medicijnen, en afvalscheiding.

Het financieel beleid gaat uit van het verkrijgen en behouden van een gezonde vermogenspositie. Met een gezonde vermogenspositie blijft het Spaarne Gasthuis een solvabele partij voor externe financiers en is ook een buffer voorhanden bij tegenslagen of zelf te financieren projecten. Jaarlijks wordt gekoerst op een positieve exploitatie, liquiditeit en voldoende beschikbare ruimte voor de noodzakelijke investeringen binnen het Spaarne Gasthuis. Het financieel beleid, de bedrijfsvoering en de financiële verantwoording worden op reguliere basis besproken met de banken, externe accountant, auditcommissie en raad van toezicht. De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteits-veronderstelling.

In 2023 is de planning control cyclus gericht op betere prognoses. De focus was een betere voorspellende waarde van de productie, schadelast en kostenontwikkelingen in het kader van de opgestelde EUR 0 begroting. Deze inzichten kwamen nadrukkelijker terug in aanvullende overzichten en analyses. Daarnaast zijn kompasgesprekken geïntroduceerd waar aan de hand van een vijftal perspectieven vooruit wordt gekeken en besproken welke bijsturing nodig is.

In 2023 is de financiële meerjarenprognose twee keer geactualiseerd en is bestuurlijk opdracht gegeven om herijkte inzichten te verkrijgen op lange termijn ontwikkelingen zoals de zorgvraag, maar ook beschikbare capaciteit in de toekomst. Deze acties geven richting aan de financiële ambities voor de komende jaren om onze doelstellingen te realiseren. Over de realisatie van de financiële ambities (kosten, investeringen en liquiditeit) wordt maandelijks gerapporteerd en per kwartaal is een forecast opgesteld om desgewenst financieel bij te sturen.

Vanaf januari 2022 werken Zorg en Zekerheid en het Spaarne Gasthuis op een nieuwe manier met elkaar samen voor de verantwoording van de gedeclareerde zorg. In deze manier van verantwoording staan vertrouwen, samenwerken en inzicht in processen centraal. Door Horizontaal Toezicht is er eerder inzicht in de rechtmatigheid van de zorgdeclaraties voor zowel het Spaarne Gasthuis als voor de zorgverzekeraars.

Ieder kwartaal voert de zorgadministratie (2e lijn) steekproeven uit op de geregistreerde zorg en volgt een review door de afdeling internal audit (3e lijn). Na afronding van de werkzaamheden worden de resultaten gerapporteerd aan onze controlerend zorgverzekeraar (voor Spaarne Gasthuis is dat Zorg & Zekerheid) en bespreken wij gezamenlijk de impact van de door ons geconstateerde registratie fouten en definiëren wij verbetermaatregelen waar mogelijk.

Hiermee verstevigt het Spaarne Gasthuis haar bedrijfsvoering op het gebied van zorgregistratie en zorgfacturatie.

Het Spaarne Gasthuis heeft een geconsolideerd resultaat behaald van EUR 10,3 miljoen. Het ziekenhuis aandeel (het enkelvoudige resultaat) bedraagt EUR 12,2 miljoen.

Voor 2023 waren verschillende aanvullende maatregelen getroffen voor het herstel van capaciteit. Dit heeft geleid tot een sterke verbetering van de productie in de tweede helft van 2023. Door het handhaven van het oorspronkelijke kostenniveau leidt deze extra productie tot een sterke stijging van het resultaat.

De gerapporteerde geconsolideerde omzet komt in 2023 uit op EUR 562 miljoen. In 2022 bedroeg de omzet EUR 519 miljoen. In het resultaat van 2023 zijn de incidentele baten van de IC subsidie van EUR 5,2 miljoen als niet regulier resultaat aangemerkt. In 2022 was het saldo van deze eenmalige posten beperkt.

Door het positieve resultaat over 2023 ontwikkelen het eigen vermogen en solvabiliteit (44% ten opzichte van de norm van minimaal 20%) zich beter dan voorzien en voldoen wij aan de convenant ratio’s uit de kredietovereenkomst. De Debt Service Coverage Ratio komt uit op 2,9 bij een gestelde norm van minimaal 1,3. De kasstroom is EUR 11 miljoen positief. Reguliere investeringen worden gefinancierd uit de vrije kastroom en zolang de nieuwbouw nog niet gestart is, hoeft geen nieuwe financiering te worden aangetrokken.

Het Spaarne Gasthuis maakte in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten. Het Spaarne Gasthuis heeft als beleid om geen afgeleide financiële instrumenten te gebruiken om (tussentijdse) rentefluctuaties te beheersen. De laatste interest rate swap is in februari 2023 afgelopen.

De bestaande regelingen voor Administratieve Organisatie/ Interne Controle (AO/ van de Nederlandse Zorgautoriteit NZa worden gedurende het jaar gebruikt om de opzet, het bestaan en de werking van de interne AO/IC met betrekking tot de opbrengstverantwoording te monitoren, te toetsen en te verantwoorden.

We hebben met elkaar een uitdaging tot het verder ontwikkelen van een duurzame organisatie. Niet alleen duurzaam wat betreft onze ecologische voetafdruk, maar zeker ook duurzaam en toekomstbestendig als het gaat om de inzet en het behoud van personeel, als het gaat om opleiden, als het gaat om onze financiën en als het gaat om het gebruik van bestaand en nieuw vastgoed. Mede in dat kader heeft de raad van bestuur voor de zomer 2023 een aantal bestuurlijke onderzoeksopdrachten geformuleerd.

Voor de langere termijn wordt als onderdeel van de bestuurlijke opdrachten geanalyseerd hoe de regiobeelden zich naar verwachting vertalen naar de zorgvraag, beschikbaar personeel en verwachte productmix voor het Spaarne Gasthuis, ook in relatie tot regionale initiatieven voor versterking van zorg netwerken in lijn met het IZA. Voor 2024 is de impact van deze analyses nog beperkt.  

In 2024 is er een aantal grote trajecten binnen de bedrijfsvoering van het Spaarne Gasthuis welke naar verwachting bijdragen aan het gezonde rendement. Dit zijn o.a. de integratie van de SAHZ na de (juridische) fusie van 1 januari 2024, de voortgang en vervolg van de ERP implementatie uit 2023 en de verdere outsourcing van onze datacenters.

Als organisatie streven wij normaal jaarlijks een maatschappelijk verantwoord resultaat na van 2%. Dit bedrag is nodig voor een gezonde bedrijfsvoering en om te voldoen aan de eisen van onze financiers. Voor 2024 hebben wij dan ook een EUR 11 miljoen resultaat begroot.

Voor 2024 is de verwachting dat investeringen zich volgens de meerjarenbegroting ontwikkelen. Dit wordt gefinancierd binnen de bestaande financieringsovereenkomsten. Dit geldt voor 2024 ook voor investeringen die betrekking hebben op de nieuwbouw.