4. Risicobeheersing

Zoals reeds beschreven, blijft personele krapte voor het Spaarne Gasthuis en de andere partners in de regio een groot punt van aandacht. Tekort aan (zorg-)medewerkers creëert logischerwijs een risico voor de continuïteit. Zowel in de toegankelijkheid van zorg voor onze patiënten als in de omzet van de organisatie die afhankelijk is van de productie.  Alle activiteiten die in paragraaf 3.1 beschreven staan, dienen om de instroom van personeel te vergroten en/of de uitstroom te beperken.

Daarnaast is in 2023 – mede in IZA verband – steeds meer data beschikbaar gekomen over de arbeidsmarkt in onze regio, zowel de data over instroom en uitstroom als data over verdeling en verschuivingen tussen sectoren. Deze inzichten bieden een basis om beleid op te maken, zoals het regionaal samenwerken om personeel als regio en sector te behouden. In 2023 hebben we als regiopartijen een basis gelegd om gezamenlijk flexibelere banen aan te bieden. De initiatieven die ontplooid worden in samenwerking met Amstelring en Zorgbalans zijn hier ook onderdeel van.  

Ook opleiden is in dit licht belangrijk. Zowel voor het vergroten van de aantallen gekwalificeerde zorgprofessionals, als voor het behoud van professionals die zich willen door ontwikkelen. Een mooi voorbeeld hiervan is dat een aantal hospitality medewerkers deelcertificaten uit de opleiding “helpende niv. 2” hebben behaald waarmee zij de verpleegkundigen op de verpleegafdeling kunnen ondersteunen in een deel van het verpleegkundig proces. Hierin is samengewerkt met het Nova college.

Tot slot zijn de onderzoeken naar de mogelijkheden van versneld concentreren ook een manier om het beschikbare personeel zo doelmatig mogelijk in te zetten. Daarbij moet wel benoemd worden dat het verplaatsen van zorg van de ene naar de andere locatie altijd ook een risico meebrengt op een tijdelijk hogere uitstroom. Vroegtijdige medewerker betrokkenheid en communicatie zijn van belang om dit risico te beperken. 

Het ziekenhuis is vanwege de aanwezige persoons- en gezondheidsgegevens een interessant doelwit voor cybercriminelen en daarmee een groot cybersecurity risico. Dit risico wordt met zowel technische middelen (instrumenten, hulp van specialistische partijen) als door middel van awareness gemitigeerd. Er is projectmatig gewerkt om de volwassenheid en de aantoonbaarheid van de betreffende beschermingsmaatregelen naar een hoger niveau te brengen. Dat heeft geresulteerd in het behalen van het NEN 7510 certificaat in oktober 2023. Dit bevestigt dat we dit aspect van de bescherming van de persoonsgegevens van onze patiënten en medewerkers goed op orde hebben.

Daarnaast is het ook van belang dat medewerkers van het ziekenhuis zorgvuldig omgaan met deze (bijzondere) persoonsgegevens. Om onze data te beveiligen is een reeks van maatregelen getroffen, zowel van technische aard (o.a. autorisaties en logging) als op het gebied van bewust omgaan met gegevens. Voorbeelden zijn: toezicht op gegevensverwerking, informatiebeveiliging & privacy training tijdens maandelijkse introductie nieuwe medewerkers, een verplichte e-learning, presentaties over privacy tijdens team-overleggen en/of scholingsdagen en bewustzijn campagnes zoals de maand van het datalek.

Het Spaarne Gasthuis heeft een omvangrijke vastgoedportefeuille, verdeeld over meerdere locaties, waarvan de grootste in Haarlem Zuid en Hoofddorp. De locatieprofilering van de verschillende locaties hebben veel impact op elkaar en op de vraag welke ontwikkelvraagstukken dat voor huisvesting met zich meebrengt. Een van de grote lopende ontwikkelingen is het realiseren van een nieuw te bouwen ziekenhuis voor – in eerste fase - acute en hoog-risico zorg in Haarlem Zuid. Onderdeel van het nieuwbouwplan is het afbreken van het bestaande pand in Haarlem Zuid. In lijn met deze plannen is het onderhoud van het bestaande gebouw enkele jaren geleden teruggebracht naar een niveau passend bij de verwachtte levensduur. Omdat het nieuwbouwproject, door eerder opgelopen vertraging, meer tijd vraagt dan gepland, is er achterstand in het onderhoud van de huisvesting in Haarlem Zuid ontstaan. Dit leidt tot een groter risico op het uitvallen van kritische bedrijfs- en noodsystemen en zorgt voor additionele kosten. In 2023 zijn er stappen gezet om de achterstand in te lopen, de meerjaren onderhoudsplannen zijn bijgesteld en noodsystemen worden maandelijks getest (op alle locaties).

Binnen het project nieuwbouw worden, waar nodig met het team risk, compliance en audit en/of met externe partijen, de risico’s voor de verschillende deelfases binnen de ontwerpfase regulier besproken. Belangrijk aandachtspunt is en blijft dat het nieuwe gebouw qua omvang en inhoud passend moet zijn voor de toekomstige zorgverlening en zorgvraagontwikkeling. Een ander aandachtspunt is de betaalbaarheid van de nieuwbouw. De financiële – en macro-economische onzekerheden, zoals prijzen, inflatie, rente, schaarste van goederen en personeel, zorgen voor een groter risico op het duurder worden van het nieuwbouwproject. Dit moet financieel passend blijven in relatie tot de exploitatie en kan een effect hebben op het verkrijgen van externe financiering. In dat licht worden de financiële kaders opnieuw beoordeeld en is er in 2023 gestart met een onderzoek naar andere scenario’s voor duurzame klinische concentratie op lange termijn waarbij ook het gebruik van bestaande bouw onderzocht wordt.

Daarnaast is de urgentie voor concentratie van zorg van het Spaarne Gasthuis toegenomen door de steeds grotere personele schaarste. Dit heeft er onder andere toe geleid dat een onderzoek is gestart naar de haalbaarheid en voorwaarden voor het versneld verder concentreren van de acute en hoog risico operatieve zorg in de bestaande bouw in Haarlem Zuid.

Met de lopende onderzoeken naar de mogelijkheden voor versnelde concentratie van zorg en de alternatieve scenario’s voor de gefaseerde nieuwbouw wordt geanticipeerd op de risico’s van de steeds krappere arbeidsmarkt en de risico’s in de betaalbaarheid. Aan de andere kant geeft het feit dat er onderzoeken lopen ook onzekerheid in de organisatie. Het is van belang om in de loop van 2024 steeds meer duidelijkheid te gaan geven over de vastgoed scenario’s die het meest rechtdoen aan de uitdagingen waar we voor staan.  

Door de aanhoudende oorlog in Oekraïne is een toenemend tekort aan producten ontstaan. Het sluiten van fabrieken in Oekraïne, naast aanhoudende lockdowns in China, de voortgaande energietransitie, versneld door de oorlog, en de vele afhankelijkheden in productieketens hebben gezorgd voor (grondstof-) tekorten, substantiële prijsverhogingen en/of lange levertijden.

De nieuwe Medical Device Regulation wetgeving (MDR) zorgt ervoor dat specifieke artikelen niet meer verkrijgbaar zijn omdat bepaalde leveranciers door de MDR niet meer kunnen, willen of mogen leveren. Ook het Spaarne Gasthuis merkt dat dat producten moeilijker verkrijgbaar zijn of niet meer leverbaar zijn. De afdeling inkoop anticipeert adequaat en heeft steeds tijdig maatregelen kunnen treffen. In 2023 zijn er geen voorraadproblemen ontstaan door zorgvuldig voorraadbeheer. Zo werd er nauwkeurig bijgehouden hoeveel voorraad er was, werden producten tijdig ingekocht en nieuwe leveranciers gevonden.

De energieprijzen voor 2024 zijn met ongeveer dertig procent gedaald ten opzichte van het piekjaar 2023. Daarmee treedt voorzichtige stabilisatie op van de energiemarkt. De markt blijft kwetsbaar door het beperkte aanbod van gas op de markt. De inkoop strategie richt zich weer op de langere termijn waardoor meer zekerheid ontstaat ten aanzien van de kosten van energie in de komende jaren. We kopen weer twee jaar vooruit in, waardoor we in 2023 al deels voor 2025 hebben ingekocht. Het effect van de prijsontwikkeling van energie op de kosten van het ziekenhuis wordt stapsgewijs beperkter door de effecten van het energiebesparingsprogramma. Door energiebesparende investeringen beperken we het energieverbruik steeds verder waardoor de energieprijzen een beperktere invloed hebben op ons resultaat. 

Het gebrek aan duidelijk van de overheid ten aanzien van belastingen en heffingen om duurzamere energievormen te stimuleren, vormt een risico voor het Spaarne Gasthuis. Voornamelijk vanwege het hoge gasverbruik, onder andere in Haarlem Zuid. 

Het Spaarne Gasthuis onderkent diverse soorten risico’s in de bedrijfsvoering waaronder ook frauderisico’s. De door het Spaarne Gasthuis geïdentificeerde frauderisico’s zijn vergelijkbaar met andere ziekenhuizen en bevinden zich met name binnen het financiële verantwoordingsproces, inkoop - en betalingsproces, HR, rechtmatigheid van zorgregistratie en het geneesmiddelenproces.

Als Spaarne Gasthuis hebben wij een zero tolerance beleid op het gebied van fraude, diefstal of onrechtmatige inzage in patiëntendossiers. Dit beleid, tezamen met de klokkenluidersregeling, is vastgelegd in de gedragscode en het integriteitsbeleid dat toegankelijk is voor alle Spaarne Gasthuis medewerkers. Intern is daarnaast sprake van bewustwording van de voorraad risico’s en zijn adequate maatregelen getroffen in de vorm van toegangscontroles, bestaanscontroles en functiescheidingen. Op het gebied van kosten is daarnaast het inkoopbeleid en de standaard procuratie van toepassing.

In 2023 hebben zich binnen het Spaarne Gasthuis geen situaties voorgedaan die hebben geleid tot aanvullend fraudeonderzoek. Om frauderisico’s te beheersen besteden wij bijzondere aandacht aan de inrichting van de financiële processen, waarbij de benodigde beheersmaatregelen zoals het vier -ogen principe zijn ingericht. Aanvullend daarop werken wij met Horizontaal Toezicht samen met de zorgverzekeraars aan goede beheersing van het zorgregistratieproces.

Het Spaarne Gasthuis staat ook in contact met andere ziekenhuizen om ervaringen uit te wisselen op het gebied van fraudepreventie, - detectie en casussen. Tevens heeft het Spaarne Gasthuis een verklaring van neveninkomsten voor alle bestaande en nieuwe medici, die jaarlijks worden bijgewerkt en ondertekend, om eenieder (nogmaals) te attenderen op zijn/haar verantwoordelijkheid in deze. Het onderwerp fraude zal in 2024 opnieuw op de management agenda worden gezet om de awareness actiever binnen het Spaarne Gasthuis te vergroten.